Con automatización estudiantes optimizan las solicitudes estudiantiles

Estudiantes de la Facultad de Minas desarrollaron un bot para automatizar respuestas en el WhatsApp de la Representación Estudiantil.

A la semana, el WhatsApp de la Representación Estudiantil recibe en promedio 150 mensajes sobre trámites académico-administrativos por parte de estudiantes de la UNAL Sede Medellín y con el objetivo de automatizar las respuestas a estos mensajes, dos jóvenes desarrollaron un software que se encargará de identificar las preguntas frecuentes y, con base en su programación, dar una respuesta rápida, oportuna y eficaz.

Juan Carlos Largo, estudiante de Ingeniería de Sistemas e Informática de la Facultad de Minas, el desarrollador principal del proyecto, expresó que la creación de este bot de WhatsApp es importante por varias razones, “en primer lugar, proporciona a los estudiantes un acceso rápido y sencillo a información fiable, ofreciendo respuestas precisas a preguntas frecuentes y repetitivas. Además, acorta los tiempos de los trámites, sobre todo teniendo en cuenta situaciones de mayor urgencia; también ayuda a la prevención de la saturación de la comunicación con el representante estudiantil de la Facultad y de igual manera le facilita la gestión de diferentes grupos y comunidades, optimizando y automatizando diferentes tareas”. 

 Foto: Juan Carlos Largo, estudiante de Ingeniería de Sistemas e Informática de la Facultad de Minas, el desarrollador principal del proyecto y José Fernando López Ramírez, Representante Estudiantil y estudiante de Ingeniería de Sistemas e Informática.

Agregó que el bot puede cumplir funciones más complejas como permitir a los estudiantes hacer consultas en tiempo real en diferentes sitios web y unirse a grupos específicos, “esto mejora la comunicación y promueve una comunidad estudiantil por medio de esta aplicación de mensajería, WhatsApp, igualmente proporciona una base que puede aprovecharse en el futuro para satisfacer otras necesidades de los estudiantes, delegar, redirigir tareas o automatizar tareas más complejas y ampliar su potencial impacto”.

Esta propuesta que inició como un proyecto personal y de hobby, como una forma de aprender, practicar programación y diversión, hoy se ha consolidado, pues según Juan Carlos Largo, el bot ha tenido muy buena aceptación y ha permitido optimizar los tiempos de respuestas y la efectividad en la información, además de brindar ayuda a la comunidad universitaria, responder sus dudas y preguntas frecuentes de manera rápida y sencilla, aprovechando un medio tan utilizado como WhatsApp evitando la saturación de los canales de comunicación de la representación estudiantil.

“En total el proceso de desarrollo tomó alrededor de 3 meses, incluso actualmente sigue en constante crecimiento y desarrollo gracias a las sugerencias y opiniones de los estudiantes, con el objetivo de innovar cada día e irlo perfeccionando cada vez más”, expresó el estudiante.

José Fernando López Ramírez, Representante Estudiantil quien a su vez es estudiante de Ingeniería de Sistemas e Informática manifestó que, con esta innovación, el ahorro de tiempo en las respuestas a los estudiantes ha sido muy significativo, pues anteriormente el flujo de mensajes que llegaba al WhatsApp de la representación era bastante alto y no podía responder a tiempo y oportunamente todas las inquietudes.

“El desarrollo del Bot específico para la representación inició 3 días antes de que se lanzaran las citaciones para el semestre 2023-2, lo primero que se implementó fueron las preguntas más frecuentes durante la inscripción de cada asignatura orientado a que los estudiantes pudieran revisar su Promedio Aritmético Ponderado Acumulado y su cita a partir de la información pública que existe, entonces ese fue el primer acercamiento al procesos de construcción, tras esta prueba se vio una oportunidad en la que se pudiera expandir a todas las preguntas frecuentes”, agregó López Ramírez.

Sobre la importancia de esta creación López Ramírez dijo que el bot permite a los estudiantes tener un mayor acceso a lo que es la Universidad de una forma fácil, rápida y sencilla que ayuda básicamente a que puedan estar enterados de lo que sucede y cómo hacer las cosas y también dónde buscar la información oficial y a quién consultarle forma oficial diversas situaciones.

Finalmente, los creadores reconocen que, aunque se han automatizado la mayoría de preguntas frecuentes, seguirán existiendo diversas situaciones de mayor complejidad a las cuales se le brinda una asesoría especial siempre buscando velar por los intereses y las preocupaciones del estamento estudiantil.